今回は業務改善を行う際に必須のフローチャートの書き方について解説したいと思います。

そもそもフローチャートはプロセスの各ステータスを管理するためのもので、プログラム等のアルゴリズムを表現する際に用いられたりします。

こういうやつです。

 

 

ITツール導入時や業務改善を行う際に簡単にでも書き出しておくと非常に便利なので、その基礎をご説明したいと思います。

まず、フローチャートにはたくさんの図形が出てきますが、基本的に使うのは下記3つです。

とにかくこの3つの形だけ覚えてください。

 

①開始／終了

その名の通り開始と終了を記載するだけのものです。

「端子」と呼ばれることもあり、「開始」もしくは「終了」と記載して使います。

 

②処理

処理内容を記載するのに使います。

請求業務でいうところの請求データ入力や印刷などの作業がこれになります。

 

③条件分岐

判断を要してその後の処理が分岐するような場合、例えば請求書のチェックなどに使います。

ここからは2本の矢印が出て、それぞれの条件で違う作業に移ります。

 

もう一度最初の図を見てみましょう。

文字で書くよりも圧倒的に明確で視覚的にわかりやすく記載することができます。

文字で書くと

・作業開始

・請求データの入力を行う

・内容が正しいかチェックを行う

・不備があった場合は請求データ修正の作業を行い、再度内容確認を行う

・不備がなかった場合は請求書を印刷する

・作業終了

 

このような簡単な作業であれば書き出す必要はないかもしれませんが、こうして書き出すことで業務改善の第一歩である見える化ができるようになります。

本来であればどの部署（人）がどの作業を行うかも合わせて記載するのですが、今回は基礎編ということでフローチャート自体の書き方を解説しました。

後日実際の業務で多数の部署がかかわる作業のフローチャート作りをやってみたいと思います。