皆さんはITツールの重要性や優先順位について考えたことはありますでしょうか？

私はITツールを提案する立場にあり、常にそういうことを考えているのですが、実は重要性も優先順位も低いのではないかという考えに至っています。

もちろん活用すれば非常に便利ですし、効率化も品質の向上も見込めます。

しかし、それはあくまでも業務改善を行う上で必要性が出てくるもので、ITツールを導入すれば改善するというわけではありません。

では何が重要で優先度が高いのでしょうか？

 

まず一つ目はアウトプットです。

最初に考えるべきは何を提供するのか。

情報でも物でも必ず社外に出る（納品）が発生します。これはコンサルティングのような無形サービスでも同じですし、請求作業でも全く同じです。

請求業務であればアウトプットは請求書になりますね。

このアウトプットされるものの中身を明確にすることで無駄に高い品質になっていないか、効率化できる部分がないか検討する前提となります。

 

二つ目はインプットです。

こちらも情報や物で同じす。社内に入ってくる情報や物を整備することが非常に重要だと考えています。

請求業務であれば注文情報ですね。

FAXや電話、メールなど様々な形で入ってくると思います。しかし、その方法は理想の形でしょうか？

もちろん社外との関りになりますから注文方法をすべて固定することは難しくても一部は可能だと思います。

まずは理想的なインプットを定義して、それに向けた活動も必要だと考えています。

 

三つ目はコミュニケーションです。

インプットとアウトプットが明確になれば後は社内で作業を回していくだけです。

インプットされたものは少なからず何名かの作業を経てアウトプットされると思います。

その際にその業務を効率化するよりも早いのがコミュニケーションを取ることです。

業務が回ってきたときにやりにくいことがあってもそれが仕事だとあきらめているケースは非常に多くあります。

しかし、前の担当者も次の担当者がそれでやりにくいと気づいていなかったりします。

少し改善の要望を出すだけでもかなりの効率化になるかもしれませんね。

 

以上3つのポイントを挙げてみましたがいかがでしょうか？

もちろんそんなことすでにやっていたり、当てはまらない業種はあると思います。

しかし、最近多くの企業を見る中でこのポイントが非常に重要だと考えています。

それほど時間のかかる内容ではないかと思いますので、まずは少し時間を取って検討してみてはいかがでしょうか。